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Microsoft Word 2013: 5 aufregende neuigkeiten

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Donnerstag, 7. Februar 2013

Was passiert, wenn ich mein Dokument schicken, um jemand anderes? Wird Word meine Formatierung durcheinander?

Es ist eine städtische Mythos Wort, dass Word mess up Ihre Formatierung, wenn Sie Ihr Dokument senden, um jemand anderes vermuten lässt.
Wie die meisten urbanen Mythen, hat diese ein Element der Wahrheit mit einer fairen Klecks Missverständnis gemischt.

Mythos 1: "Wenn ich mein Dokument zu senden, jemanden, wird Word mess up meine Styles"

Dieses Problem ist etwa das Senden von Dokumenten zu anderen Menschen. Oder Öffnen eines Dokuments auf einem anderen Computer.
Hier ist, wie es funktioniert.

Alle Dokumente werden auf Basis einer Vorlage

Alle Dokumente werden auf Basis einer Vorlage. Templates haben Namen, die mit ". Dot", oder für Word 2007 und Word 2010 ". Dotx" oder ". Dotm". Wenn Sie nicht ausdrücklich gewählt hat eine Vorlage, dann wird Ihr Dokument auf normal.dot (: normal.dotm in Word 2007 und Word 2010). Jeder hat eine normal.dot (oder in Word 2007 und Word 2010: normal.dotm). Wenn Sie noch kein Konto haben, erstellt Word für Sie.

Was ist die Beziehung zwischen den Formatvorlagen in einem Dokument und seine Vorlage?

Wenn ein Dokument erstellt wird, erbt er die Stile in der übergeordneten Vorlage. Die Vorlage bleibt "angehängten" auf das Dokument, aber es ist keine weitere Verbindung zwischen den Stilen in der Vorlage und die Formatvorlagen in dem Dokument.
Es gibt nur drei Wege, auf denen das Dokument und die Vorlage zu dem es befestigt ist ein weitere Styles ändern kann, und sie alle verlassen sich auf Ihre etwas zu tun:
  • Sie können einen Stil in einem Dokument Muttergesellschaft Vorlage zu ändern. Um das zu tun, in dem Dialogfeld Formatvorlage ändern, markieren Sie die zu Feld Vorlage hinzufügen.
  • Sie können Stile aus dem Dokument in seiner Vorlage, oder umgekehrt kopieren. Um dies zu tun, dass in Word 2003 und früheren Versionen: Extras> Vorlagen und Add-Ins. Klicken Sie auf Organisieren. In Word 2007 und Word 2010: auf der Registerkarte Entwicklertools, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage klicken Sie dann auf Organizer.
  • Sie können das Dokument mit seiner Vorlage Styles zu aktualisieren. Um dies zu tun, dass Sie die Vorlagen und Add-Ins Dialog brauchen. Um die Vorlagen zu bekommen und Add-Ins Dialog in Word 2003: Extras> Vorlagen und Add-Ins. In Word 2007 oder Word 2010: Developer> Template. Um die Formatvorlagen in dem Dokument, in dem Template und Add-Ins Dialog zu aktualisieren, markieren Sie die Formatvorlagen automatisch aktualisieren Box.
    Diese Box ist eine Quelle des urbanen Mythos, so lesen Sie weiter.

Was passiert, wenn Word ein Dokument öffnet?

Wenn Word ein Dokument öffnet, ist es nicht über die Stile in der Vorlage, auf der das Dokument basiert egal ...
es sei denn ...
Sie markiert den Formatvorlagen automatisch aktualisieren Box in den Vorlagen und Add-Ins Dialog.
Wenn das Feld in Ihrem Dokument markiert ist dann, wenn Word das Dokument öffnet, Word sucht nach einer Vorlage mit dem gleichen Namen wie das, in dem das Dokument gebunden ist. Wenn es eine Vorlage mit dem gleichen Namen findet, dann Word kopiert die Stile aus dieser Vorlage in das Dokument.

Aber Sie müssen nicht meine Vorlage. Wie funktioniert das?

Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Dokument auf einer Vorlage namens ReportTemplate.dotx erstellen, lassen Sie, dass Kästchen angekreuzt haben, und senden Sie das Dokument an mich. Ich habe nicht eine Vorlage namens ReportTemplate.dotx, damit Word würde nichts von dem die Stile aktualisieren. So kann Word nicht aktualisieren Sie die Formatvorlagen im Dokument.
Aber Sie und ich haben beide eine Datei namens normal.dot (in Word 2007 und Word 2010 ist es normal.dotm). Das ist das sogenannte Normale Vorlage, und jeder hat eins. Wenn Sie auf die Vorlage Normal.dot Ihr Dokument basiert, und lassen Sie dieses Kästchen angekreuzt haben, und senden Sie das Dokument an mich, dann alle Style-Definitionen in Ihrem Dokument werden übersteuert durch die Stile Definitionen in meinem normalen Vorlage.
Also, wenn Sie die Formatvorlagen in Ihrem Dokument beibehalten möchten, nicht kreuzen Formatvorlagen automatisch aktualisieren Box in den Vorlagen und Add-Ins Dialog. Wenn das Kästchen nicht angekreuzt ist, wird Word nicht ändern alle Stile in Ihrem Dokument, egal welche Maschine das Dokument geöffnet wird.

Wo also ist das städtische Mythos her?

Stellen Sie sich jemanden, der nicht versteht, diesen Mechanismus, der die Formatvorlagen automatisch aktualisieren Kästchen angekreuzt lässt, die alle ihre Dokumente basiert auf der Normal-Vorlage. Jedes Mal, wenn sie ein Dokument an jemanden, ihre Dokument Styles übersteuert!
Diese Person kommt zu dem Schluss, dass Word vermasselt Stile, wenn Sie ein Dokument senden von einer Maschine zur anderen.
Es ist ein klassischer Fall von einem urbanen Mythos aus einer unsachgemäßen Zuordnung von Ursache erzeugt.
Weitere Informationen
  • Erstellen einer Vorlage - Grundlagen (Teil I) auf dem MVP Word-FAQ-Seite.
  • Erstellen einer Vorlage (Teil II) auf dem MVP Word-FAQ-Seite.

Mythos 2: "Es ist etwas falsch mit Word integrierten Formatvorlagen, weil sie die ganze Zeit zu ändern"

Verwenden Sie in Word integrierten Formatvorlagen für Überschriften, weil sie "magische" Eigenschaften haben.
Sehen
Warum Microsoft Word integrierten Formatvorlagen für Überschriften? für viele Gründe, warum die integrierte Formatvorlagen für Überschriften machen
Ihr Dokument leichter zu erstellen und zu bearbeiten.
Dieser Mythos sagt, dass es etwas falsch mit Word integrierten Formatvorlagen, weil sie die ganze Zeit zu ändern.
Es ist ein Mythos.
Der Mythos könnte etwa in eine von zwei Möglichkeiten gekommen.

Was passiert, wenn ich benutzerdefinierte Formatvorlagen verwenden?

Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Dokument mit einer benutzerdefinierten Stil namens MyNewStyle haben. Und, haben Sie die Formatvorlagen automatisch aktualisieren Kästchen angekreuzt. Und, bezogen Sie das Dokument auf normal.dot (oder in Word 2007 oder Word 2010 auf normal.dotm). Und senden Sie das Dokument an mich.
Wenn Word das Dokument öffnet, sieht sie, dass Sie dieses Dokument erstellt von der Normal-Vorlage. Wort jagt um auf meinem Rechner für meine normale Vorlage und findet es (weil jeder eine normale Vorlage hat). Es kopiert dann alle Stile in meinem normalen Vorlage in Ihr Dokument.
Aber ... meine normale Vorlage nicht einen Stil namens MyNewStyle. So kann Word nicht over-ride, dass Stil. So wird Word erhalten, was Formatierungen, die Sie in MyNewStyle hatte.
Stellen Sie sich die Person, die nicht versteht, was vor sich geht. Diese Person sieht, dass benutzerdefinierte Stile ihrer Formatierung beizubehalten. Und sie zu dem Schluss, dass die integrierten Formatvorlagen etwas "falsch" mit ihnen haben.

Was über das Kopieren von Text aus einem Dokument in ein anderes?

Vielleicht ist der Mythos entstand aus Menschen Kopieren von Text aus einem Dokument in ein anderes.
Sagen wir, ich senden Sie ein Dokument. Wenn mein Dokument definiert Body Text in Arial 11pt, und kopieren Sie Text aus meinem Dokument in einem Ihrer Dokumente, wird der Text auf Ihre Definition von Body Text (vielleicht Times New Roman 12pt) statt. So erscheint der Text zu "verändern".
Aber das ist es, was geschehen soll: Ihr Dokument wird respektiert Ihre Definition des Body Text Stil.
Aber was, wenn ich einen benutzerdefinierten Stil, mit einem seltsamen Namen verwenden? Das Dokument hat keinen Stil mit diesem Namen. Also, wenn Sie von meinem Dokument kopieren und in Ihr Dokument wird mein Stil kommen zusammen mit meinem Text.
Stellen Sie sich jemanden, der nicht versteht, diesen Mechanismus. Es wäre einfach zu dem Schluss, dass es "Probleme" mit integrierten Formatvorlagen erreichen.
Weitere Informationen
Warum Text ändern Format, wenn ich es in ein anderes Dokument kopieren? auf dieser Website

Truth: Seitenumbrüche können durch den Drucker, den Sie verwenden, betroffen sein

Tipp: Vermeiden Sie leere Absätze und vermeiden Sie harte Seitenumbrüche
Vermeiden Sie leere Absätze. Drücken Sie nicht die Eingabetaste, um Abstand zwischen den Absätzen zu schaffen.
Vermeiden Sie harte Seitenumbrüche. Kontrolle Textfluss Verwendung von Stilen und Absatzformatierung.
Hier ist das Szenario. Sie erstellen ein Dokument bei der Arbeit. Im Büro, haben Sie eine große, fancy, Laserdrucker. Wort weiß, Sie haben eine große, fancy, Laserdrucker, und er weiß, dass Sie damit durchkommen wirklich winzig Margen und Art sehr nahe an den Rand des Papiers.
Sie senden das Dokument, um sich auf sie zu Hause arbeiten am Wochenende. Zu Hause haben Sie eine kleine, Farb-Tintenstrahldrucker. Wort zu Hause weiß, Sie haben einen kleinen, Farb-Tintenstrahldrucker, und sie weiß, dass dieser Drucker kann nicht drucken sehr nahe an den Rand des Papiers. So bewegt sich etwas Text aus dem unteren Rand der Seite 1 nach oben von Seite 2.
Aber ... du wirst nie zu drucken dieses Dokument zu Hause. Du wirst es zurück zu senden an das Büro am Montagmorgen. Und Sie möchten, um zu sehen, was das Dokument wird wie im Büro zu suchen.
Was ist zu tun?
Simple: informieren Word haben Sie eine große, fancy, Laser-Drucker zu Hause. Wort ist nicht hell genug, um zu scheuern Ihr Haus Blick auf Modell-Nummern auf Druckern. Wenn Sie es haben Sie eine große, fancy, Laser-Drucker sagen, wird es glauben.
Zum Einrichten eines neuen Druckers, wählen Sie Start> Systemsteuerung> Drucker und Faxgeräte (oder einige ähnliche Befehle, abhängig von Ihrer Version von Windows). Wählen Sie den Drucker haben Sie bei der Arbeit. Sobald Sie, dass in Word, Datei> Drucken getan. Weiterempfehlen Wort Sie mit den großen, fancy, Laserdrucker. Dann klicken Sie auf Schließen, um tatsächlich zu vermeiden das Dokument zu drucken.
Weitere Informationen
Die Böden meiner Seiten nicht gedruckt auf dem MVP Word-FAQ-Seite.
Warum das Aussehen (oder Layout) meines Dokuments ändern, wenn ich es öffne auf einer anderen Maschine? auf dem MVP Word-FAQ-Seite.

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